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Introducción
Un negocio de servicios en rápido crecimiento se ahogaba en administración de intake. Los formularios llegaban por múltiples canales, la calificación era inconsistente y los leads de alto valor esperaban horas por una respuesta. Construimos un flujo IA que maneja el 80% repetitivo automáticamente.
El desafío
- Horas perdidas diariamente copiando datos entre formularios, email y CRM
- Sin rúbrica de calificación consistente entre miembros del equipo
- Tiempos de respuesta lentos en leads entrantes
- Volumen creciendo más rápido que la plantilla
La solución
1. Mapeo de flujos
- Documentamos cada ruta de intake desde el primer contacto hasta la llamada reservada
- Identificamos puntos de decisión donde la IA podía reemplazar el triaje manual
2. Capa de calificación IA
- Prompts estructurados puntuaron encaje, urgencia y señales de presupuesto
- Los casos de baja confianza escalaban a humanos con contexto completo adjunto
3. Enrutamiento y seguimiento
- Leads calificados enrutados al responsable correcto en CRM en minutos
- Secuencias de seguimiento automatizadas para consultas estancadas
Resultados
- 70% de reducción en tiempo de administración manual de intake
- Primera respuesta más rápida en nuevas consultas
- Mayor calidad de leads mediante puntuación consistente
- Cientos de consultas atendidas semanalmente sin personal adicional
Conclusión
La automatización de intake paga cuando la IA maneja la estructura y los humanos las decisiones de juicio. Este flujo liberó al equipo para cerrar, no para copiar campos.
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